Firma sprzątająca: jak zdobyć klientów na stałe kontrakty i ile możesz zapłacić za jednego

Firma sprzątająca zdobywa klientów z sześciu źródeł: wizytówki w Mapach Google i własnej strony, zapytań ofertowych od biur, kontraktów wspólnotowych, serwisów ze zleceniami, podwykonawstwa i poleceń. Najszybciej grafik zapełniają kontrakty cykliczne, bo jeden klient biurowy albo wspólnota to przychód na 12 miesięcy i dłużej, a nie jedna wizyta. Zanim wydasz złotówkę na reklamę, policz, ile wart jest klient każdego typu. Ta liczba mówi, ile możesz zapłacić za jego pozyskanie.

Poniżej rachunek wartości klienta dla czterech typów zleceń, sześć kanałów z ich realnym kosztem i plan na 90 dni dla firmy, która ma wolną jedną trzecią grafiku. Wszystkie kwoty liczymy tym samym modelem co kalkulator wyceny sprzątania biur, dla miasta wojewódzkiego ze wskaźnikiem 1,00.

Ile jest wart klient firmy sprzątającej

Większość właścicieli pyta najpierw, jak zdobyć klientów, a dopiero potem, których. To odwrotna kolejność. Klient jednorazowy i klient z umową cykliczną wymagają tyle samo pracy przy pozyskaniu: odpowiedzi na zapytanie, wyceny, często oględzin. Różnią się tym, co zostawiają w kasie.

Przykłady: mieszkanie 55 m², klatka schodowa 300 m² w budynku pięciokondygnacyjnym i biuro 250 m² z trzema sanitariatami. Ostatnią kolumnę liczymy jako 10 procent przychodu z pierwszego roku przy dolnej granicy widełek, a dla zlecenia jednorazowego jako mniej więcej 15 procent jego wartości. To ostrożne założenie, nie norma branżowa, więc podstaw własną marżę. Wniosek i tak jest jednoznaczny: kontakt za 50 zł przy zleceniu jednorazowym zjada większość zysku, a przy kontrakcie biurowym jest tani. Stawki, od których liczymy przychód, rozpisaliśmy na stronie stawka za sprzątanie, razem z kosztem roboczogodziny po stronie firmy.

Jak zdobyć klientów na sprzątanie biur

Kontrakty biurowe rzadko wygrywa się reklamą. Decyzję podejmuje office manager, administrator budynku albo właściciel małej firmy, i robi to wtedy, gdy obecny wykonawca zawiódł albo kończy się umowa. Twoim zadaniem jest być na liście w tym momencie. Trzy działania, które realnie to dają:

• Zarządcy biurowców i centrów usługowych w Twoim mieście. Jeden zarządca obsługuje kilka budynków i kilkudziesięciu najemców. Krótka wiadomość z informacją, jakie metraże obsługujesz i w jakich godzinach, trafia do segregatora, z którego korzysta się przy następnej zmianie wykonawcy.
• Odpowiedź na zapytanie w dniu jego otrzymania. Kupujący biurowy zbiera zwykle trzy oferty. Jeśli Twoja przychodzi czwarta, porównanie często jest już zamknięte.
• Oferta z liczbą roboczogodzin. Klient, który widzi, ile pracy kupuje, ma na czym oprzeć decyzję. Strukturę takiego dokumentu pokazaliśmy we wpisie oferta firmy sprzątającej.

Większe budynki i instytucje ogłaszają zamówienia publiczne. Tam liczy się przede wszystkim rachunek, który nie wyjdzie poniżej kosztów, i to opisaliśmy osobno przy przetargu na sprzątanie pomieszczeń biurowych.

Jak zdobyć klientów wśród wspólnot mieszkaniowych

Wspólnoty i spółdzielnie to najstabilniejsi klienci w branży: umowy trwają latami, a wykonawcę zmienia się rzadko. Mają jedną cechę, o której łatwo zapomnieć: decyzje zapadają sezonowo. Zarząd musi zwołać zebranie właścicieli w pierwszym kwartale, więc zapytania kumulują się od października do marca. Firma, która zaczyna szukać kontraktów wspólnotowych w maju, trafia w najcichszy okres.

Zarząd potrzebuje od wykonawcy kwoty na lokal, bo to ona trafia do uchwały. Oferta, która podaje tylko cenę miesięczną za budynek, zmusza zarząd do liczenia za Ciebie. Stawki dla części wspólnych i wyliczenia od jednej klatki po osiedle znajdziesz na stronie sprzątanie wspólnot mieszkaniowych.

Wizytówka Google i własna strona: kanał, który z czasem pracuje sam

Klient indywidualny zaczyna od wyszukiwarki i od map. Wizytówka firmy w Google z poprawną kategorią, obszarem działania, godzinami pracy i zdjęciami z prawdziwych realizacji to minimum. Opinie zbieraj od razu po zakończonej usłudze, jednym linkiem wysłanym SMS-em, bo po tygodniu klient już o tym nie myśli.

Sama wizytówka nie wystarcza przy kontraktach B2B. Office manager, zanim zadzwoni, sprawdza, czy firma istnieje naprawdę, jakie ma usługi i czy obsługuje biura. Do tego wystarczy prosta strona firmowa z listą usług, miastami, zakresem prac i formularzem zapytania. Minusem tego kanału jest czas: pierwsze zapytania z wyszukiwarki pojawiają się zwykle po kilku miesiącach, więc nie nadaje się do zapełnienia grafiku na przyszły miesiąc.

Serwisy ze zleceniami: kiedy płacenie za kontakt ma sens

Na polskim rynku działają dwa modele. W pierwszym płacisz za każdy odblokowany kontakt, zanim wiesz, czy zlecenie jest realne. W drugim płacisz stały abonament za widoczność i dostęp do zapytań. Pierwszy model ma sens przy dużych zleceniach i gdy odpowiadasz w ciągu godziny. Przy małych zleceniach jednorazowych, jak widać w tabeli wartości klienta, szybko zjada marżę.

Niezależnie od modelu pytaj o jedno: jakie dane dostajesz przed kontaktem. Zapytanie z metrażem, liczbą łazienek, częstotliwością i zakresem prac da się wycenić w pięć minut. Sam numer telefonu oznacza rozmowę, w której dopiero ustalasz podstawy. Pięć kanałów pozyskania zleceń z czasem do pierwszej umowy i głównym ryzykiem każdego zestawiliśmy na stronie zlecenia na sprzątanie.

Polecenia i podwykonawstwo

Polecenia dają najlepszych klientów i nie da się ich zamówić. Da się je jednak ułatwić: po trzecim miesiącu współpracy zapytaj zadowolonego klienta biurowego, czy zna inną firmę w budynku, która szuka wykonawcy. W biurowcach najemcy rozmawiają ze sobą przy windzie częściej, niż się wydaje.

Podwykonawstwo u większej firmy daje ciągłość pracy bez kosztów sprzedaży, ale zwykle po stawce niższej o 20 do 35 procent od kontraktu bezpośredniego. Ma sens jako wypełniacz grafiku, zwłaszcza w pierwszym roku działalności. Jako jedyne źródło przychodu jest ryzykowne, bo o Twoich przychodach decyduje jedna umowa.

Plan na 90 dni dla firmy, która ma wolną jedną trzecią grafiku

Najważniejszą liczbą po 90 dniach nie jest liczba zapytań, tylko koszt jednej podpisanej umowy w każdym kanale. Kanał, który daje dużo telefonów i mało umów, wygląda dobrze w zestawieniu i źle w wyniku finansowym.

Jak zdobyć pierwszych klientów na sprzątanie?

Pierwszych klientów firma sprzątająca zdobywa najszybciej z zapytań, które już istnieją, a nie z reklamy, która dopiero musi zadziałać. W praktyce to odpowiadanie na zapytania ofertowe w swoim mieście tego samego dnia, podwykonawstwo u większej firmy i polecenia od znajomych. Równolegle warto założyć wizytówkę Google, bo to jedyny z tych kanałów, który z czasem przynosi zapytania bez dodatkowego wysiłku.

Ile kosztuje reklama firmy sprzątającej?

Koszt reklamy zależy od kanału i miasta, więc sensowniej jest zacząć od drugiej strony: ile możesz wydać na pozyskanie jednego klienta. Przy kontrakcie biurowym wartym 6 300 zł rocznie rozsądny koszt pozyskania to do około 630 zł, przy zleceniu jednorazowym kilkadziesiąt złotych. Kampania, która daje klienta drożej, przynosi stratę niezależnie od liczby kliknięć i wyświetleń.

Czy firma sprzątająca się opłaca bez stałych kontraktów?

Da się działać na samych zleceniach jednorazowych, ale to najtrudniejszy model. Każde zlecenie wymaga nowego pozyskania, grafik jest nieprzewidywalny, a przerwy między zleceniami podnoszą koszt każdej sprzedanej godziny. Jeśli ekipa pracuje przez trzy czwarte czasu zamiast 90 procent, godzina pracy kosztuje o jedną piątą więcej. Stałe kontrakty są tym, co zamienia tę samą stawkę w marżę.

Jeśli chcesz odbierać zapytania, w których zamawiający sam policzył już metraż, częstotliwość i zakres prac, sprawdź pakiety dla firm sprzątających. Profil jest widoczny na stronie Twojego miasta od razu po zapłacie, a briefy przychodzą na Twój adres.