Kalkulator wyceny sprzątania biur: jak wycenić sprzątanie biura w 30 sekund

Dlaczego stawka za m² wyliczona z góry jest pułapką

Najczęstszy błąd w wycenie biura polega na tym, że firma bierze stawkę zasłyszaną u konkurencji, mnoży przez metraż i wysyła ofertę. Problem w tym, że stawka za m² nie jest wielkością pierwotną. Powstaje z podzielenia kwoty kontraktu przez powierzchnię, więc zależy jednocześnie od układu, liczby sanitariatów, częstotliwości i miasta. Dwa biura po 250 m² potrafią się różnić o kilkadziesiąt procent pracochłonności, a mimo to obie firmy strzelą w nie tą samą liczbą.

Widać to na liczbach z tabeli wyżej. To samo biuro 250 m² w Warszawie kosztuje 1,32 do 2,60 zł za m² miesięcznie przy jednej wizycie w tygodniu i 5,90 do 11,64 zł przy serwisie codziennym. Rozstrzał czterokrotny, choć obiekt jest identyczny. Jeśli klient pyta o stawkę za metr, a Ty nie zapytałeś o harmonogram, rozmawiacie o dwóch różnych usługach.

Rabat za częstotliwość działa w drugą stronę, niż wielu zakłada

Przy stałej umowie stawka godzinowa spada, bo maleje udział czasu na dojazd i przygotowanie w każdej wizycie, a ekipa zna obiekt. W kalkulatorze to 5 procent przy jednej wizycie w tygodniu, 10 procent przy dwóch i 15 procent przy serwisie codziennym. W efekcie pojedyncza wizyta w biurze 250 m² w Warszawie kosztuje 76 do 150 zł przy harmonogramie tygodniowym i 68 do 134 zł przy codziennym. Więcej wizyt, tańsza wizyta.

To ważne przy negocjacji. Klient, który waha się między dwoma a trzema wizytami, słyszy zwykle, że trzecia wizyta to plus pięćdziesiąt procent rachunku. Nie jest, bo równocześnie schodzi stawka. Pokazanie tego rozbicia na etapie oferty częściej kończy się większym kontraktem niż targowaniem o cenę wizyty.

Czego nie wolno pominąć w kosztorysie dla biura

Pierwsza pozycja to sanitariaty. Liczy się je sztukowo, nie z metrażu, i przy czterech kabinach potrafią zjeść ponad godzinę z każdej wizyty. W biurze 600 m² z sześcioma sanitariatami to około jednej trzeciej całej pracy. Firma, która wrzuca je w ogólną powierzchnię, systematycznie zaniża wycenę i po kwartale zaczyna skracać zakres, żeby wyjść na swoje.

Druga to prace okresowe. Mycie okien, doczyszczanie posadzki maszynowo, pranie wykładziny i mycie opraw oświetleniowych nie wchodzą do każdej wizyty i nie powinny być rozsmarowane w stawce miesięcznej. Wyceniasz je osobno, z własną częstotliwością, i wpisujesz do umowy jako pozycje dodatkowe. Inaczej albo Ty tracisz, albo klient płaci co miesiąc za usługę, którą dostaje dwa razy w roku.

Trzecia to materiały eksploatacyjne. Papier, ręczniki i worki bywają po stronie zamawiającego, bywają po stronie wykonawcy i nigdy nie jest to oczywiste. Jeśli bierzesz je na siebie, wpisz to jako osobną pozycję z kwotą, a nie jako grzeczność zawartą w cenie. Przy biurze na sto osób to różnica rzędu kilkuset złotych miesięcznie.

Jak zapisać zakres, żeby oferta była porównywalna

Kupujący porównują oferty na dwa sposoby: patrzą na kwotę i patrzą na to, co dostają. Drugie jest trudniejsze, bo nazwy usług nic nie znaczą. Kompleksowe sprzątanie oznacza u każdej firmy coś innego, a serwis dzienny bywa nazwą dla jednej osoby na trzy godziny i dla dwóch na pięć. Dlatego zakres opisuje się czynnościami z częstotliwością: odkurzanie powierzchni biurowej codziennie, mycie posadzek twardych codziennie, dezynfekcja klamek i włączników codziennie, mycie drzwi raz w tygodniu, odkurzanie tapicerki krzeseł raz w miesiącu.

Kalkulator generuje taką listę razem z wyceną, więc możesz ją skopiować wprost do oferty. Podaj przy niej liczbę roboczogodzin na wizytę. To jedyna liczba, która pozwala klientowi porównać dwie oferty uczciwie, i firma, która ją podaje, wygląda przy tym poważniej niż konkurent podający samą kwotę.

Co zrobić, gdy klient mówi, że konkurencja dała taniej

Poproś o liczbę godzin z tamtej oferty. W dziewięciu przypadkach na dziesięć jej tam nie ma. Wtedy pokazujesz swoją: tyle a tyle roboczogodzin na wizytę, taka a taka stawka netto, i pytasz, za ile godzin pracy konkurent obiecuje ten sam efekt. Ta rozmowa przesuwa negocjację z ceny na zakres, a na zakresie firma licząca metodycznie jest zawsze w lepszej pozycji niż firma, która strzeliła z głowy.

Jeśli konkurent rzeczywiście policzył mniej godzin przy tym samym zakresie, warto sprawdzić własne normy. Bywa, że zawyżasz czas ciągów komunikacyjnych albo liczysz recepcję jak powierzchnię biurową. Kalkulator pokazuje rozbicie na strefy właśnie po to, żeby dało się zobaczyć, która strefa odpowiada za różnicę.

Skąd wziąć obiekty do wyceniania

Policzona wycena przydaje się dopiero wtedy, gdy jest co wyceniać. Kanały, z których firmy sprzątające biorą zapytania, razem z ich realnym kosztem i czasem do pierwszej umowy, zestawiliśmy na stronie zlecenia na sprzątanie. Osobno rozpisaliśmy kalkulację dla zamówień publicznych w tekście o przetargu na sprzątanie pomieszczeń biurowych, bo tam do rachunku wchodzą jeszcze wadium, zabezpieczenie i termin płatności. Ten sam model dla części wspólnych w budynkach wielorodzinnych prowadzimy na stronie sprzątanie wspólnot mieszkaniowych.