Sprzątanie biur cena za m2: jak czytać ofertę i czego w niej brakuje

Stawka za metr kwadratowy jest w ofertach na sprzątanie biur wszechobecna, bo świetnie wygląda w budżecie i pozwala porównać dwie kwoty w pięć sekund. Problem w tym, że nie mówi nic o tym, ile pracy kryje się za ceną. Ten wpis pokazuje, skąd biorą się widełki 5 do 12 zł za m² miesięcznie i jak przeliczyć każdą ofertę na wielkość, którą naprawdę da się porównać.

Skąd bierze się widełka 5 do 12 zł za m²

Stawka za metr nie jest wielkością pierwotną. To wynik dzielenia: koszt miesięczny podzielony przez powierzchnię. Koszt miesięczny powstaje natomiast z pracochłonności pomnożonej przez stawkę godzinową, a ta pierwsza zależy od trzech rzeczy.

Układ powierzchni. W open space jedna osoba czyści od 250 do 350 m² na godzinę, bo pracuje długimi pasami bez przerywania. W układzie gabinetowym wydajność spada do 180 do 260 m² na godzinę: dochodzą drzwi, progi, klamki i konieczność przenoszenia sprzętu. Ta sama powierzchnia kosztuje więc o około trzydzieści procent więcej.

Liczba sanitariatów. Zajmują ułamek metrażu, ale potrafią odpowiadać za jedną trzecią pracochłonności serwisu dziennego. Praca jest ręczna: miski, pisuary, umywalki, lustra, uzupełnianie papieru i mydła. Liczymy od 0,2 do 0,35 roboczogodziny na sanitariat za wizytę.

Udział ciągów komunikacyjnych. Korytarze czyści się szybko, od 400 do 600 m² na godzinę. Biuro z dużym udziałem ciągów wypada w przeliczeniu na metr taniej niż biuro o tej samej powierzchni upakowane stanowiskami.

Wyliczenie dla biura 250 m²

Biuro 250 m², układ mieszany, dwa sanitariaty, 20 procent udziału ciągów, serwis pięć razy w tygodniu:

Przy stawce 38 do 60 zł netto minus 15 procent rabatu za częstotliwość i wskaźniku Warszawy 1,15 do 1,25 daje to około 60 do 115 zł netto za wizytę. Przy 21,67 wizytach miesięcznie wychodzi 1300 do 2530 zł netto miesięcznie, czyli 5,2 do 10,1 zł za m² miesięcznie. Tak powstaje ta powszechnie cytowana widełka.

Ten sam rachunek dla swojego biura wykonasz w kalkulatorze na stronie sprzątanie biur. Dla Warszawy i Krakowa prowadzimy też osobne strony z lokalnymi widełkami.

Dlaczego stawka za metr ukrywa najważniejszą informację

Wyobraź sobie dwie oferty na to samo biuro: 1400 zł i 1900 zł netto miesięcznie. Pierwsza wygląda lepiej, dopóki nie zapytasz o osobogodziny. Okazuje się, że pierwsza zakłada 30 osobogodzin miesięcznie, a druga 44. Efektywna stawka to odpowiednio 47 i 43 zł. Tańsza oferta jest w rzeczywistości droższa za jednostkę pracy i zawiera o jedną trzecią mniej serwisu.

Ta różnica ujawni się w praktyce po kilku tygodniach: rzadziej myte przeszklenia, pobieżnie doczyszczone sanitariaty, kurz na powierzchniach poza zasięgiem wzroku. Formalnie umowa jest wykonywana, bo nikt nie zapisał, ile pracy ma się na nią złożyć.

Trzy pozycje, które trzeba ujednolicić w zapytaniu

• Liczba osobogodzin miesięcznie. Bez niej nie wiesz, czy niższa cena to lepsza organizacja pracy, czy po prostu mniej pracy.
• Status środków higienicznych. Papier, mydło i ręczniki bywają wliczone albo refakturowane. Różnica w skali roku jest znacząca i regularnie psuje porównania.
• Prace okresowe. Mycie okien, doczyszczanie podłóg maszynowo, pranie wykładzin. Raz są w cenie, raz poza nią. Wypisz je osobno z częstotliwością roczną.

Model hybrydowy zmienił rachunek

Przy pracy hybrydowej część powierzchni biurowej jest wykorzystywana trzy dni w tygodniu zamiast pięciu. Coraz częstszym rozwiązaniem jest rozdzielenie grafiku: sanitariaty, kuchnia i ciągi obsługiwane codziennie, powierzchnie biurowe trzy razy w tygodniu.

W przeliczeniu na metr obniża to koszt o mniej więcej dwadzieścia procent bez zauważalnej różnicy w odbiorze przez pracowników, bo najbardziej widoczne strefy pozostają w cyklu codziennym. Warto zapisać taki podział w umowie wprost, zamiast prosić o „tańszą wersję".

Jak sprowadzić oferty do wspólnego mianownika

Poproś każdego wykonawcę o dwie liczby: koszt miesięczny netto oraz liczbę osobogodzin miesięcznie. Podziel pierwszą przez drugą. Otrzymasz efektywną stawkę godzinową, która natychmiast pokazuje, która oferta zawiera mniej pracy przy pozornie podobnej cenie.

Do zapytania załącz identyczny zakres prac dla wszystkich wykonawców. Wygenerujesz go w kalkulatorze razem z częstotliwością każdej czynności. Jeśli obsługujesz kilka lokalizacji, zajrzyj do strony sprzątanie firm, gdzie opisujemy, jak ujednolicić standard zakresu w całej sieci. Sposób liczenia opisuje metodologia.