Oferta firmy sprzątającej: wzór, który wygrywa zapytania ofertowe

Ten wpis jest dla właścicieli firm sprzątających. Najczęstszy powód przegranego zapytania ofertowego nie brzmi „byliście za drodzy", tylko „nie dało się was porównać". Klient dostaje trzy oferty, z których każda opisuje coś innego, więc wybiera po jedynej wielkości, która wygląda tak samo w każdej: po kwocie. Poniżej struktura dokumentu, która to zmienia.

Dlaczego sama kwota Cię kosztuje

Wyobraź sobie, że wyceniasz biuro 250 m² na 1900 zł netto miesięcznie, bo zaplanowałeś 44 osobogodziny. Konkurencja podaje 1400 zł i planuje 30 osobogodzin. Twoja efektywna stawka wynosi 43 zł, ich 47. Jesteś tańszy za jednostkę pracy i droższy w tabelce.

Klient nie ma jak tego zobaczyć, dopóki mu tego nie pokażesz. Wystarczy jedna liczba w ofercie: liczba osobogodzin miesięcznie. To najtańsza rzecz, jaką możesz zrobić, żeby wygrać na zakresie zamiast przegrać na cenie.

Struktura oferty, która daje się porównać

1. Podsumowanie na pierwszej stronie

Cztery liczby, nic więcej: koszt miesięczny netto, liczba osobogodzin miesięcznie, liczba wizyt w miesiącu, liczba osób w ekipie. Klient, który przegląda trzy oferty, chce je zobaczyć w pięć sekund. Jeśli musi ich szukać na czwartej stronie, przegrywasz zanim zacznie czytać.

2. Zakres prac z częstotliwością każdej czynności

Nie „sprzątanie pomieszczeń biurowych", tylko lista: ścieranie kurzu z biurek wolnych od dokumentów, każdorazowo; opróżnianie koszy, każdorazowo; dezynfekcja klamek, każdorazowo; mycie przeszkleń wewnętrznych, raz w tygodniu. Przy każdej pozycji częstotliwość.

To jest miejsce, w którym wygrywa się zlecenia. Jeżeli konkurencja napisała jedno zdanie, a Ty dwadzieścia pozycji, klient widzi, za co płaci więcej.

3. Rozbicie pracochłonności na strefy

Powierzchnia biurowa, ciągi komunikacyjne, sanitariaty, kuchnia socjalna. Przy każdej pozycji metraż lub liczba sztuk i przypisane osobogodziny. To pokazuje, że wycena została policzona, a nie oszacowana.

4. Status środków i sprzętu

Wypisz wprost: kto zapewnia środki czystości, kto worki, kto papier, mydło i ręczniki, kto maszyny do powierzchni twardych. To najczęstsze źródło późniejszych sporów i najczęstsza przyczyna tego, że oferty są nieporównywalne.

5. Prace okresowe jako osobna tabela

Mycie okien, doczyszczanie podłóg maszynowo, pranie wykładzin, mycie opraw oświetleniowych. Podaj częstotliwość roczną i cenę jednostkową. Klient, który dostanie to na starcie, nie poczuje się później zaskoczony fakturą.

6. Zasady operacyjne

Godziny serwisu, czas na zapewnienie zastępstwa, sposób zgłaszania uwag, termin reakcji, tryb kontroli jakości. Przy kontraktach B2B to często waży więcej niż kilka złotych różnicy na roboczogodzinie, bo osoba decyzyjna boi się przerwy w ciągłości usługi bardziej niż kosztu.

7. Formalności

Polisa odpowiedzialności cywilnej z sumą, gotowość do podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych, zasady wydawania kluczy lub kart dostępu, lista osób z dostępem do obiektu.

Cztery błędy, które regularnie kosztują zlecenie

• Brak liczby osobogodzin. Bez niej Twoja oferta jest tylko kwotą, a kwota zawsze przegrywa z niższą kwotą.
• Zakres opisany jednym zdaniem. „Kompleksowe sprzątanie powierzchni biurowej" nie znaczy nic i nie daje się porównać z listą dwudziestu pozycji.
• Milczenie o pracach okresowych. Jeśli nie ma ich w ofercie, klient założy, że są w cenie, a Ty i tak je wykonasz albo stracisz kontrakt przy pierwszej reklamacji.
• Rabat zamiast argumentu. Obniżenie ceny bez zmiany zakresu uczy klienta, że pierwsza cena była zawyżona. Lepiej obniżyć zakres i pokazać, o ile spadła pracochłonność.

Wycena, która się broni

Podstawa kalkulacji jest w tej branży jawna i warto się na nią powoływać: wydajność 250 do 350 m² na godzinę w open space, 180 do 260 w układzie gabinetowym, 400 do 600 na ciągach komunikacyjnych, 0,2 do 0,35 roboczogodziny na sanitariat za wizytę. Stawka kontraktowa mieści się w widełkach 38 do 60 zł netto.

Jeśli w ofercie napiszesz, z jakich norm korzystasz, klient przestaje traktować Twoją cenę jako uznaniową. Komplet tabel, do których możesz się odwołać, publikujemy w metodologii wyceny, a widełki rynkowe w cenniku usług sprzątania.

Skąd brać zapytania z konkretem

Osobna sprawa to jakość zapytań, które w ogóle do Ciebie trafiają. Zapytanie bez metrażu, bez zakresu i bez budżetu kosztuje Cię godzinę pracy i najczęściej kończy się niczym.

Nasz serwis działa odwrotnie niż portale ze zleceniami: zamawiający najpierw liczy cenę i generuje zakres, a dopiero potem szuka wykonawcy. Do firmy trafia gotowy brief z metrażem, strefami i częstotliwością, a Ty płacisz abonament za dostęp, nie za pojedynczy kontakt. Szczegóły opisaliśmy na stronie oferta firm sprzątających, a stawki pakietów w cenniku pakietów.

Wszystkie kanały, z których firmy sprzątające biorą pracę, porównaliśmy obok siebie na stronie zlecenia na sprzątanie: koszt pozyskania, czas do pierwszej umowy i jakość zapytania w każdym z nich. Jeśli częścią Twojego portfela mają być zamówienia publiczne, pełny rachunek kosztów rozpisaliśmy w tekście o przetargu na sprzątanie pomieszczeń biurowych.