Przetarg na sprzątanie pomieszczeń biurowych: jak wycenić ofertę i nie przegrać na cenie

Wycena oferty przetargowej na sprzątanie zaczyna się od pracochłonności, nie od stawki za metr. Przelicz powierzchnię strefa po strefie na roboczogodziny, pomnóż je przez pełny koszt godziny pracy razem ze składkami i zastępstwami, dolicz środki, sprzęt, koszty ogólne i marżę. Dopiero suma podzielona przez metraż daje cenę za m², którą wpisujesz do formularza ofertowego.

Poniżej rozkładamy ten rachunek na czynniki dla typowego zamówienia na sprzątanie pomieszczeń biurowych w jednostce publicznej: co wyciągnąć z opisu przedmiotu zamówienia, jak policzyć koszt godziny w 2026 roku, gdzie firmy najczęściej zaniżają wycenę i co zrobić z terminem płatności, który potrafi zjeść cały zysk z kontraktu.

Co wyciągnąć z dokumentacji, zanim policzysz cokolwiek

W zamówieniach na usługę sprzątania cała wycena stoi na pięciu liczbach, które trzeba znaleźć w opisie przedmiotu zamówienia. Jeśli którejś brakuje, jest to pytanie do zamawiającego, a nie miejsce na własne założenie.

• Powierzchnia w rozbiciu na rodzaje. Pomieszczenia biurowe, ciągi komunikacyjne, sanitariaty, pomieszczenia archiwalne i socjalne, powierzchnie zewnętrzne. Suma metrów bez tego podziału nie pozwala policzyć czasu pracy.
• Częstotliwość dla każdej strefy. Coraz częściej harmonogram jest rozdzielony: sanitariaty i ciągi codziennie, pomieszczenia biurowe trzy razy w tygodniu, archiwum raz na kwartał.
• Prace okresowe i ich krotność w roku. Mycie okien, doczyszczanie maszynowe podłóg, pranie wykładzin, mycie opraw oświetleniowych. To osobne pozycje kosztowe, nie dodatek do serwisu dziennego.
• Wymagania kadrowe. Wymóg zatrudnienia na umowę o pracę, minimalna obsada na zmianie, serwis dzienny obecny w godzinach urzędowania, wymogi dotyczące niekaralności lub dostępu do stref chronionych.
• Kto dostarcza środki higieniczne. Papier, mydło, ręczniki i worki potrafią odpowiadać za kilkanaście procent wartości kontraktu w obiekcie o dużym ruchu.

Do tego dochodzą warunki, które nie zmieniają pracochłonności, ale zmieniają ryzyko: okres umowy, klauzula waloryzacyjna, wysokość zabezpieczenia należytego wykonania, kary umowne i termin płatności faktury.

Koszt godziny pracy w 2026: liczba, poniżej której nie schodzisz

Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenia 31,40 zł brutto. To jest podłoga ustawowa, nie koszt pracodawcy. Do wynagrodzenia trzeba doliczyć składki po stronie zatrudniającego, płatny urlop, badania i szkolenia, odzież roboczą oraz czas, w którym ktoś zastępuje nieobecnego pracownika.

Po zsumowaniu tych pozycji realny koszt jednej roboczogodziny wykonanej przy stawce minimalnej wypada w okolicach 38 do 42 zł. Dlatego oferta wyceniona na 35 zł za roboczogodzinę nie jest tania, tylko niewykonalna, i skończy się albo rotacją personelu, albo cichym skróceniem czasu pracy na obiekcie.

Ta struktura tłumaczy, dlaczego w przetargach na sprzątanie tak łatwo o ofertę poniżej kosztów. Jeśli największa pozycja jest sztywna, jedyne, co da się ściąć, to nadzór i marża, a te razem rzadko przekraczają jedną piątą ceny.

Przykład: biuro 2 400 m² w jednostce publicznej

Zamówienie obejmuje 2 400 m² powierzchni, z czego 1 750 m² to pomieszczenia biurowe w układzie gabinetowym, 500 m² ciągi komunikacyjne i klatki, a resztę stanowią pomieszczenia socjalne. Do tego sześć sanitariatów. Serwis pięć razy w tygodniu, dodatkowo serwis dzienny cztery godziny dziennie.

Przy 21,67 dniach roboczych w miesiącu serwis wieczorny to 210 do 321 osobogodzin. Serwis dzienny cztery godziny dziennie dokłada kolejne 87 osobogodzin. Razem od 297 do 408 osobogodzin miesięcznie. Przy pełnym koszcie 40 zł za godzinę sam koszt pracy wynosi 11 880 do 16 320 zł. Jeśli koszt pracy ma stanowić 63 procent ceny, cena kontraktu wypada w przedziale około 18 900 do 25 900 zł netto miesięcznie, czyli 7,90 do 10,80 zł za m².

Ten sam rachunek dla własnego obiektu przeprowadzisz w kalkulatorze wyceny sprzątania biur: podajesz metraż, układ, liczbę sanitariatów i częstotliwość, a dostajesz roboczogodziny na wizytę, stawkę za m² i kwotę miesięczną. Normy wydajności, na których się opiera, są rozpisane w metodologii wyceny.

Jak zbić wagę ceny kryteriami pozacenowymi

Zamawiający publiczni coraz rzadziej stosują cenę jako jedyne kryterium, ale wagi pozacenowe potrafią być tak sformułowane, że każdy je spełnia i faktycznie decyduje cena. Warto sprawdzić, czy w kryteriach nie ma pozycji, w których realnie da się zdobyć przewagę.

• Doświadczenie personelu i stabilność zespołu. Punktowane bywa zatrudnienie na umowę o pracę powyżej wymaganego minimum albo staż koordynatora obiektu.
• Aspekty środowiskowe. Środki z certyfikatem ekologicznym, dozowniki koncentratów, sprzęt o niższym zużyciu wody. To pozycje, które kosztują niewiele, a punktują.
• Czas reakcji na zgłoszenie. Deklaracja przyjazdu do dwóch godzin ma sens tylko wtedy, gdy masz ekipę w tym mieście. Kara za niedotrzymanie bywa wyższa niż zdobyte punkty.
• Aspekty społeczne. Zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami lub długotrwale bezrobotnych, jeśli firma i tak korzysta z takiego wsparcia.

Zanim złożysz ofertę, przelicz, ile złotówek na metrze warta jest jedna punktowana pozycja. Jeżeli deklaracja podnosi koszt o 0,20 zł za m², a daje przewagę odpowiadającą 0,60 zł, warto ją złożyć. Jeżeli odwrotnie, to jest to koszt bez zwrotu.

Termin płatności: pozycja, która nie widnieje w kosztorysie

W zamówieniach publicznych faktura jest zwykle płatna w 30 dniach od doręczenia, a przy większych jednostkach termin bywa wydłużany do 60 dni. Wynagrodzenia i składki płacisz co miesiąc, więc przy kontrakcie na 20 tysięcy złotych miesięcznie i płatności po 60 dniach musisz stale finansować około 40 tysięcy złotych obrotu z własnych środków. Dla firmy z ekipą kilkunastu osób to często więcej, niż wynosi roczny zysk z tego kontraktu.

Policz ten koszt jeszcze na etapie decyzji o starcie w przetargu i wpisz go do ceny, zamiast odkrywać go w trzecim miesiącu realizacji. Jeżeli luka w płynności pojawia się mimo wszystko, wystawioną i niezapłaconą fakturę można zamienić na gotówkę przed terminem i porównać koszt takiego finansowania z kosztem kredytu obrotowego. To decyzja czysto rachunkowa: liczy się różnica między prowizją a tym, ile kosztuje Cię brak środków na wypłaty.

Do tego dochodzi zabezpieczenie należytego wykonania umowy, najczęściej od 2 do 5 procent wartości kontraktu, wnoszone przed podpisaniem. Przy umowie trzyletniej to kwota, która leży zamrożona przez cały okres realizacji.

Pięć błędów, które przegrywają albo zabijają kontrakt

1. Wycena od stawki za metr. Zaczynasz od zasłyszanych 5 zł za m² i dopasowujesz do niej pracę. Rachunek trzeba prowadzić w drugą stronę.
2. Pominięcie prac okresowych. Mycie okien dwa razy w roku w obiekcie z dużym przeszkleniem to pozycja rzędu kilkunastu tysięcy złotych, a regularnie ląduje poza kalkulacją.
3. Zignorowanie serwisu dziennego. Cztery godziny dziennie to pełny etat, którego nie da się upchnąć w wieczornej ekipie.
4. Brak rezerwy na zastępstwa. Urlopy i zwolnienia to realnie od 10 do 15 procent czasu pracy w roku. Bez tej rezerwy każdy dłuższy L4 rozjeżdża grafik.
5. Umowa bez waloryzacji. Przy kontrakcie dłuższym niż rok wzrost płacy minimalnej zjada marżę. Jeżeli dokumentacja nie przewiduje waloryzacji, wpisz przewidywany wzrost w cenę od razu.

Czy przetarg publiczny w ogóle się opłaca

Przetargi dają to, czego nie daje żaden inny kanał: umowę na dwa lub trzy lata z jednym odbiorcą i przewidywalnym harmonogramem. Płacisz za to niższą marżą i kilkudziesięcioma godzinami pracy nad dokumentacją, które przepadają, jeśli oferta nie wygra.

Dlatego przetargi rzadko sprawdzają się jako jedyne źródło pracy. Rozsądny portfel to kontrakty publiczne jako baza obciążenia ekipy i zlecenia komercyjne o wyższej marży jako to, co realnie zarabia. Pozostałe kanały pozyskania oraz ich realny koszt rozpisaliśmy na stronie zlecenia na sprzątanie, a sposób pisania oferty, która daje się porównać z konkurencją, w tekście o ofercie firmy sprzątającej.

Ile kosztuje sprzątanie pomieszczeń biurowych w przetargu

Dla biura sprzątanego pięć razy w tygodniu ceny w rozstrzygniętych postępowaniach mieszczą się zwykle w przedziale 5 do 12 zł za m² miesięcznie. Dolna granica dotyczy obiektów o prostym układzie, bez serwisu dziennego i z niewielką liczbą sanitariatów. Górna dotyczy budynków z serwisem dziennym, dużą liczbą sanitariatów lub podwyższonym reżimem sanitarnym.

Wartość poniżej 5 zł za m² przy pięciu wizytach w tygodniu prawie zawsze oznacza, że w kalkulacji brakuje pozycji. Warto wtedy sprawdzić, czy zamawiający nie dostarcza środków higienicznych albo czy część powierzchni nie jest sprzątana rzadziej, niż wynika z pierwszego czytania harmonogramu.

Jak przygotować się do kolejnego postępowania

Trzy rzeczy, które skracają czas przygotowania oferty z kilku dni do kilku godzin: własna tabela norm wydajności dla typów powierzchni, aktualny pełny koszt roboczogodziny w Twojej firmie oraz gotowy szablon zakresu prac z częstotliwościami. Pierwsze dwie liczby aktualizuje się raz na kwartał, trzecią raz na rok.

Z tymi trzema elementami wycena nowego postępowania sprowadza się do przepisania metrażu ze specyfikacji i sprawdzenia, czy wynik mieści się w widełkach rynkowych. Widełki dla wszystkich typów obiektów zebraliśmy w cenniku usług sprzątania, a stawki dla części wspólnych w budynkach wielorodzinnych na stronie sprzątanie wspólnot mieszkaniowych. Zapytania wspólnot działają inaczej niż przetargi publiczne: gdzie się pojawiają i jak wygląda wygrywająca oferta, opisaliśmy w tekście wspólnota mieszkaniowa poszukuje firmy sprzątającej.