Wspólnota mieszkaniowa poszukuje firmy sprzątającej: gdzie znaleźć takie zapytania i jak złożyć ofertę, która wygra

Wspólnoty mieszkaniowe szukają wykonawcy sprzątania w czterech miejscach: na stronach dzielnicowych zarządów gospodarowania nieruchomościami i biuletynach gmin, w agregatorach ogłoszeń przetargowych, przez firmy zarządzające nieruchomościami, które rozsyłają zapytania do znanych sobie wykonawców, oraz w serwisach, w których zarząd najpierw liczy metraż i zakres, a dopiero potem wysyła gotowy brief. Ofertę wygrywa nie najniższa kwota miesięczna, tylko ta, którą zarząd potrafi obronić na zebraniu właścicieli: przeliczona na lokal, z osobogodzinami i z pracami sezonowymi wypisanymi osobno.

Poniżej pokazujemy, jak wyglądają prawdziwe zapytania wspólnot, czego w nich zwykle brakuje, jak policzyć ofertę dla budynku z ogłoszenia w pół godziny i które trzy liczby przechylają decyzję zarządu. Na końcu odpowiadamy na pytania, które wykonawcy i zarządy zadają najczęściej.

Gdzie wspólnota mieszkaniowa publikuje zapytanie o sprzątanie

Mała wspólnota z zarządem właścicielskim rzadko ogłasza cokolwiek publicznie. Członek zarządu pyta sąsiadów, dzwoni do dwóch firm z okolicy i wybiera. Zapytania, które da się znaleźć, pochodzą głównie ze wspólnot obsługiwanych przez zarządców zawodowych albo z tych, w których udziały ma gmina. Stąd cztery kanały o zupełnie różnym koszcie dojścia.

Każdy z tych kanałów działa, ale w innym rytmie. Ogłoszenia publiczne i zapytania zarządców kumulują się od października do marca, bo zarząd musi zwołać zebranie ogółu właścicieli najpóźniej w pierwszym kwartale roku i chce mieć na nim gotową uchwałę z nowym planem gospodarczym. Firma, która zaczyna szukać kontraktów wspólnotowych w maju, trafia w najcichszy okres roku. Pozostałe kanały pozyskania kontraktów, także biurowych, porównaliśmy na stronie zlecenia na sprzątanie.

Jak wygląda typowe zapytanie wspólnoty i czego w nim brakuje

Dwa ogłoszenia z ostatnich miesięcy, opublikowane przez warszawskie wspólnoty na stronach dzielnicowych, pokazują cały rozrzut. Pierwsze: budynek o powierzchni części wspólnych 937 m², jedna klatka, cztery kondygnacje plus piwnica, do tego utrzymanie terenu i pielęgnacja zieleni. Drugie: zamiatanie klatki trzy razy w tygodniu, mycie schodów co dwa tygodnie, zimą odśnieżanie i posypywanie chodnika.

Pierwsze zapytanie da się wycenić od razu, bo jest w nim metraż i układ budynku. W drugim nie ma ani jednego metra, jest za to harmonogram, którego nie da się przeliczyć na godziny bez wizyty na miejscu. Oba są typowe. W większości zapytań wspólnotowych brakuje przynajmniej jednej z pięciu rzeczy:

• powierzchni części wspólnych w podziale na klatki, piwnice, altanę i teren zewnętrzny,
• informacji o windzie i rodzaju posadzki, które decydują o tempie pracy na kondygnację,
• liczby lokali, bez której nie policzysz kwoty na lokal, czyli jedynej liczby, która trafia na zebranie,
• zasad odśnieżania: czy ma być w ryczałcie, czy za wyjazd, i kto decyduje o interwencji,
• tego, kto dostarcza środki, worki i piasek zimą.

Brak tych danych nie jest powodem, żeby odpuścić. Jest powodem, żeby zadać pytanie przed złożeniem oferty. Wykonawca, który jako jedyny zapytał o metraż piwnic i liczbę lokali, jeszcze przed wyceną zaczyna wyglądać na tego, który wie, co robi. Zarząd to zapamiętuje.

Jak wycenić ofertę dla wspólnoty z ogłoszenia w pół godziny

Weźmy pierwsze ogłoszenie: 937 m² części wspólnych, jedna klatka, cztery kondygnacje bez windy, Warszawa. Ekipa czyści od 120 do 200 m² części wspólnych na godzinę, do tego stały narzut na dojazd i rozłożenie sprzętu. Z tego wychodzi od 4,8 do 8,1 roboczogodziny na jedną pełną wizytę. Przy stawce od 38 do 60 zł netto za roboczogodzinę i warszawskim wskaźniku miasta jedna wizyta w tygodniu daje od 1 030 do 2 090 zł netto miesięcznie, a dwie wizyty od 1 960 do 3 960 zł. W przeliczeniu na metr to odpowiednio 1,10 do 2,23 zł oraz 2,09 do 4,22 zł miesięcznie.

Drugie ogłoszenie, z zamiataniem trzy razy w tygodniu i myciem co dwa tygodnie, wycenia się inaczej: zamiatanie bez mycia to zwykle 40 do 50 procent czasu pełnej wizyty, a mycie schodów co dwa tygodnie to jedna pełna wizyta na dwa tygodnie. Bez metrażu nie da się podać kwoty, ale da się podać stawkę za roboczogodzinę, przewidywaną liczbę godzin po oględzinach i zasady rozliczenia zimy. Taka odpowiedź jest lepsza niż kwota strzelona z głowy, bo po podpisaniu umowy to Ty ponosisz ryzyko każdej niedoszacowanej godziny.

Ten sam rachunek dla dowolnego budynku prowadzi kalkulator na stronie sprzątanie wspólnot mieszkaniowych: podajesz metraż, liczbę kondygnacji, windę, miasto i częstotliwość, a dostajesz godziny na wizytę, stawkę za m², kwotę miesięczną oraz gotowy harmonogram czynności. Widełki dla czterech typowych wielkości wspólnot, od jednej klatki po osiedle z sześcioma, są tam rozpisane w tabeli.

Trzy liczby, które przechylają decyzję zarządu

Zarząd wspólnoty nie wybiera wykonawcy dla siebie. Wybiera go dla właścicieli, którzy zobaczą efekt w wysokości zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną, płatnej z góry do dziesiątego dnia każdego miesiąca. Dlatego oferta, która pomaga zarządowi obronić decyzję, wygrywa z ofertą, która jest tylko tańsza.

1. Kwota na lokal miesięcznie. 1 640 zł netto brzmi jak duży wydatek. Te same 1 640 zł podzielone na 40 lokali to 41 zł na mieszkanie. Zarząd i tak to przeliczy, więc zrób to za niego i wpisz w ofertę.
2. Osobogodziny w miesiącu. Trzy oferty w podobnej cenie są dla zarządu nierozróżnialne. Wykonawca, który wpisze „34 osobogodziny miesięcznie" obok zakresu, daje jedyny twardy parametr do porównania i zmusza konkurencję do pokazania swojego.
3. Prace sezonowe w osobnych liniach. Odśnieżanie, koszenie, mycie okien na klatce i wywóz gabarytów wypisane osobno, z częstotliwością i zasadą rozliczenia. Ryczałt, który obejmuje wszystko, wygląda taniej przez trzy miesiące, a potem staje się przedmiotem sporu na każdym zebraniu.

Do tego dochodzi harmonogram czynności: co jest robione przy każdej wizycie, co raz w tygodniu, co raz na kwartał. Zarząd wpina go do umowy i na jego podstawie przyjmuje albo reklamuje usługę. Gotowy harmonogram dla klatek schodowych generuje kalkulator na stronie sprzątanie klatek schodowych, a układ całego dokumentu ofertowego omówiliśmy w tekście o ofercie firmy sprzątającej.

Jak dotrzeć do zarządcy, zanim zapytanie zostanie opublikowane

Największa część kontraktów wspólnotowych nigdy nie trafia do żadnego ogłoszenia. Zarządca nieruchomości obsługuje kilkadziesiąt wspólnot i gdy w jednej z nich kończy się umowa albo mieszkańcy narzekają na czystość, rozsyła zapytanie do trzech, czterech firm, które zna. Wejście na tę krótką listę jest warte więcej niż śledzenie wszystkich ogłoszeń w mieście.

Droga jest prozaiczna: lista firm zarządzających nieruchomościami w Twoim mieście, krótka wiadomość z zakresem, obsługiwanymi typami budynków i stawką za roboczogodzinę, potem telefon po tygodniu. Listę zbudujesz sama z rejestrów i stron zarządców albo kupisz gotowe zapytania od firm z budżetem, jeśli wolisz zacząć od kontaktów, w których ktoś już zgłosił potrzebę. W obu wypadkach liczy się to samo: zarządca ma zapamiętać, że jest w mieście wykonawca, który podaje stawkę godzinową i harmonogram bez proszenia.

Trzecia droga to odbieranie briefów. Zarząd albo administrator, który liczy koszt sprzątania w kalkulatorze, zostawia po sobie gotowy dokument: metraż części wspólnych, liczbę klatek i kondygnacji, windę, miasto, częstotliwość i harmonogram czynności. Firmy z aktywnym pakietem mają profil na stronie swojego miasta i odbierają briefy wysłane z profilu za stały abonament, bez opłaty za pojedynczy kontakt i bez prowizji od wartości kontraktu. Pakiety i ich zasięg opisaliśmy w cenniku dla firm sprzątających, a cały model na stronie dla firm sprzątających.

Ile kosztuje sprzątanie klatki schodowej w bloku

Sprzątanie jednej klatki schodowej o pięciu kondygnacjach i około 300 m² części wspólnych kosztuje przy jednej wizycie w tygodniu od 395 do 800 zł netto miesięcznie w Warszawie i od 330 do 665 zł w mieście bez dopłaty stołecznej. Przy dwóch wizytach w tygodniu kwoty rosną do 750 do 1 520 zł oraz 625 do 1 270 zł. Rozrzut wynika z liczby kondygnacji, obecności windy, rodzaju posadzki i stawki roboczogodziny w danym mieście.

Ile razy w tygodniu powinna być sprzątana klatka schodowa we wspólnocie

W budynkach do czterech kondygnacji bez windy standardem jest jedna pełna wizyta w tygodniu, często uzupełniona krótkim przeglądem parteru i wiatrołapu w środku tygodnia. Powyżej pięciu kondygnacji, przy windzie i dużej liczbie lokali wspólnoty zamawiają zwykle dwie wizyty. Ważniejszy od liczby wizyt jest harmonogram: zamiatanie i mycie biegów przy każdej wizycie, poręcze i parapety raz w tygodniu, lamperie, drzwi i okna raz na kwartał.

Kto płaci za sprzątanie klatki schodowej we wspólnocie

Koszt sprzątania części wspólnych ponoszą wszyscy właściciele lokali proporcjonalnie do udziałów w nieruchomości wspólnej, w ramach zaliczek na koszty zarządu. Wykonawca podpisuje umowę ze wspólnotą reprezentowaną przez zarząd albo zarządcę, nie z poszczególnymi mieszkańcami, i wystawia jedną fakturę miesięcznie. Właśnie dlatego oferta powinna od razu pokazywać kwotę w przeliczeniu na lokal: to ta liczba, a nie suma miesięczna, trafia do uchwały i na zebranie.

Co zrobić dziś, jeśli chcesz obsługiwać wspólnoty od nowego sezonu

Policz jeden budynek z ogłoszenia w kalkulatorze i zapisz wynik jako wzór oferty: godziny na wizytę, kwota miesięczna, kwota na lokal, harmonogram, prace sezonowe osobno. Przygotuj listę zarządców w swoim mieście i wyślij im ten wzór, zanim zaczną zbierać oferty przed zebraniami. Włącz odbiór briefów dla miast, które obsługujesz, żeby zapytania z policzonym metrażem trafiały do Ciebie, zamiast ginąć w ogłoszeniach, których nikt nie czyta na czas. Stawki, zakres i pozycje, które zjadają marżę na kontrakcie wspólnotowym, zebraliśmy w jednym miejscu na stronie sprzątanie wspólnot mieszkaniowych: cennik i stawki.