Sprzątanie biura 2 razy w tygodniu: ile kosztuje i co powinno być w zakresie

Sprzątanie biura dwa razy w tygodniu to rozsądny kompromis dla małych i średnich biur: utrzymuje obiekt w porządku bez kosztu serwisu codziennego. Dla biura 250 m² w Warszawie, z układem mieszanym i trzema sanitariatami, taki kontrakt to około 625 do 1233 zł netto miesięcznie, czyli 2,50 do 4,93 zł za m². Jedna wizyta zajmuje 1,5 do 2,5 roboczogodziny i kosztuje 72 do 142 zł netto.

Poniżej rozkładamy tę kwotę na czynniki, pokazujemy, kiedy dwa razy w tygodniu wystarczą, a kiedy to za mało, i co dokładnie powinno znaleźć się w zakresie, żeby oferty od różnych firm dało się porównać.

Ile kosztuje sprzątanie biura 2 razy w tygodniu

Cena zależy od czterech rzeczy: powierzchni, układu pomieszczeń, liczby sanitariatów i miasta. Poniższe kwoty policzył kalkulator wyceny sprzątania biur przy harmonogramie dwa razy w tygodniu, więc możesz odtworzyć każdy wiersz i podmienić dane na własne.

Zwróć uwagę na ostatnią kolumnę. Im większe biuro, tym niższa stawka za metr, mimo że kwota rośnie. Przy 80 m² płacisz około 4 do 6,4 zł za m², przy 400 m² już 1,9 do 3,7 zł. Powód jest prosty: czas na dojazd, wniesienie sprzętu i wejście na obiekt jest prawie taki sam dla małego i dużego biura, a rozkłada się na inną liczbę metrów. Dlatego małe biura zawsze wyglądają na drogie w przeliczeniu na metr i nie ma w tym nic podejrzanego.

Czy sprzątanie 2 razy w tygodniu wystarczy

Wystarczy, jeśli w biurze pracuje mniej niż jedna osoba na 12 m² powierzchni, nie ma otwartej kuchni z gotowaniem i nie przyjmujesz codziennie klientów z zewnątrz. Przy takim obłożeniu kurz i ślady na posadzkach narastają w tempie, które dwie wizyty tygodniowo nadganiają bez trudu.

Granica przebiega przy sanitariatach, nie przy powierzchni biurowej. Toaleta używana przez 25 osób wymaga serwisu częściej niż dwa razy w tygodniu, niezależnie od tego, jak czysta jest reszta biura. Najczęstsze rozwiązanie to kontrakt dwa razy w tygodniu na całość plus krótki serwis sanitariatów w pozostałe dni, zwykle 20 do 40 minut. To kosztuje mniej niż podniesienie całego harmonogramu do serwisu codziennego, a rozwiązuje realny problem.

Dwa razy w tygodniu to za mało, gdy w biurze jest gastronomia pracownicza, gdy podłogi są w jasnym kamieniu lub jasnej wykładzinie, gdy budynek stoi przy ruchliwej ulicy i wnosi się piach, albo gdy przyjmujesz interesantów. W każdym z tych przypadków obiekt wizualnie odpuszcza w trzecim dniu bez serwisu i pracownicy to zgłaszają.

Ile kosztuje trzecia wizyta w tygodniu

Mniej, niż wynikałoby z prostego mnożenia, bo przy większej częstotliwości spada stawka godzinowa. Firmy dają rabat, ponieważ ekipa zna obiekt, mniej czasu idzie na przygotowanie, a trasa jest już zaplanowana. W kalkulatorze to 5 procent przy jednej wizycie w tygodniu, 10 procent przy dwóch i 15 procent przy serwisie codziennym.

Widać to na tym samym biurze 250 m² w Warszawie: jedna wizyta tygodniowo to 329 do 650 zł miesięcznie, dwie 625 do 1233 zł, a serwis codzienny 1475 do 2910 zł. Cena pojedynczej wizyty spada przy tym ze 76 do 150 zł na 68 do 134 zł. Jeśli negocjujesz i wykonawca podaje trzecią wizytę po tej samej stawce co pierwszą, masz argument, żeby o tym porozmawiać.

Co powinno być w zakresie przy dwóch wizytach w tygodniu

Przy tym harmonogramie zakres dzieli się na czynności wykonywane przy każdej wizycie i takie, które robi się rzadziej. Podział musi być zapisany wprost, bo inaczej po kwartale okazuje się, że nikt nigdy nie umył drzwi.

Przy każdej wizycie: opróżnianie koszy z wymianą worków, odkurzanie powierzchni biurowej i ciągów komunikacyjnych, mycie posadzek twardych, przecieranie biurek w częściach wolnych od dokumentów, dezynfekcja klamek, włączników i poręczy, pełny serwis sanitariatów z uzupełnieniem materiałów, mycie i uzupełnienie w aneksie kuchennym, przetarcie luster i przeszkleń drzwiowych.

Raz w tygodniu: mycie drzwi i futryn, odkurzanie tapicerki krzeseł, przecieranie listew przypodłogowych, mycie zewnętrznych powierzchni sprzętu AGD w kuchni, doczyszczanie fug w sanitariatach.

Raz w miesiącu: odkurzanie kratek wentylacyjnych i opraw oświetleniowych, mycie parapetów zewnętrznych dostępnych z poziomu okna, przecieranie szaf i regałów na wysokości, doczyszczanie maszynowe posadzek twardych.

Osobno, poza kontraktem: mycie okien, pranie wykładziny, krystalizacja posadzek kamiennych, mycie opraw z demontażem. To prace okresowe wyceniane jednorazowo. Jeśli wykonawca wrzuca je w stawkę miesięczną, płacisz co miesiąc za usługę, którą dostajesz dwa razy do roku.

Jak porównać oferty na sprzątanie biura

Poproś każdą firmę o dwie liczby: cenę miesięczną netto i liczbę roboczogodzin na wizytę. To wystarczy, żeby zobaczyć, która oferta zawiera mniej pracy. Przy biurze 250 m² wizyta poniżej 1,5 roboczogodziny oznacza, że wykonawca albo pominął sanitariaty, albo zakłada tempo, którego nie da się utrzymać. Oferta bez liczby godzin jest nieporównywalna z żadną inną i warto o nią dopytać, zanim porównasz kwoty.

Druga rzecz to obsada i okno czasowe. Dwie osoby przez godzinę i jedna przez dwie godziny dają te same roboczogodziny, ale zupełnie inaczej wyglądają w praktyce, jeśli sprzątanie ma się zmieścić między 17:00 a 19:00. Zapisz w zapytaniu godziny, w których ekipa może wejść na obiekt, bo to realnie wpływa na cenę i na to, kto w ogóle złoży ofertę.

Trzecia to materiały eksploatacyjne. Papier, ręczniki, mydło i worki bywają po stronie zamawiającego albo wykonawcy i nigdy nie jest to domyślne. Przy biurze na 40 osób to różnica kilkuset złotych miesięcznie, więc musi być w ofercie nazwana kwotowo, a nie schowana w zdaniu o kompleksowej obsłudze.

Kiedy masz już wybraną firmę i uzgodniony zakres, samą umowę możesz podpisać zdalnie podpisem elektronicznym, co przy kontrakcie na kilkanaście miesięcy oszczędza obieg papieru między dwiema firmami. W umowie warto zapisać zakres jako załącznik z częstotliwością każdej czynności, a nie jako jedno zdanie o kompleksowym sprzątaniu.

Najczęstszy błąd w kontrakcie dwa razy w tygodniu

Ustalanie ceny przed ustaleniem zakresu. Klient pyta o stawkę za metr, dostaje 3 zł, podpisuje i po miesiącu dziwi się, że nikt nie myje drzwi ani nie odkurza krzeseł. Wykonawca też nie jest tu winny, bo za 3 zł za m² przy dwóch wizytach naprawdę nie mieści się nic poza podstawą.

Odwrotna kolejność działa lepiej. Najpierw spisz, co ma być zrobione i jak często, potem policz, ile to godzin, i dopiero na końcu zapytaj o cenę. Wtedy każda oferta dotyczy tego samego i różnica w kwocie faktycznie coś znaczy. Zakres w takiej postaci wygeneruje Ci kalkulator sprzątania biur, wystarczy go skopiować do zapytania ofertowego.

Drugi częsty błąd to brak zapisu o pierwszym sprzątaniu. Biuro, które długo stało bez regularnego serwisu, wymaga jednorazowego doprowadzenia do stanu wyjściowego, a to jest praca generalna, nie utrzymaniowa, i trwa kilka razy dłużej niż zwykła wizyta. Jeśli nie ma tego w umowie, wykonawca albo doliczy to później, albo rozłoży w pierwszych tygodniach kosztem bieżącego zakresu.

Kiedy przejść z dwóch wizyt na serwis codzienny

Sygnały są dość jednoznaczne. Pracownicy sami zgłaszają brud w trzecim dniu po wizycie, kosze w kuchni przepełniają się przed kolejnym serwisem, w sanitariatach kończą się materiały, a na posadzkach w wejściu widać ślady, których nikt nie usuwa. Jeśli powtarza się to co tydzień, harmonogram jest za rzadki i dokładanie czynności do dwóch wizyt tego nie naprawi.

Zanim jednak przeskoczysz na pięć wizyt, policz wariant pośredni: dwie pełne wizyty plus krótki serwis dyżurny w pozostałe dni. Dla biura 250 m² w Warszawie pełny serwis codzienny to 1475 do 2910 zł miesięcznie wobec 625 do 1233 zł przy dwóch wizytach. Wariant mieszany zwykle mieści się między tymi kwotami i rozwiązuje dokładnie ten problem, który realnie występuje, czyli kosze i sanitariaty.

Policz swój obiekt z konkretnym metrażem, liczbą sanitariatów i miastem, w którym pracujesz, żeby zobaczyć wszystkie trzy warianty obok siebie zanim wyślesz zapytanie.